Como evitar ruídos na comunicação empresarial?

A comunicação interna é um dos aspectos fundamentais que influenciam o sucesso das relações entre funcionários, fornecedores e colaboradores. Quando ela vai bem, eliminam-se os ruídos e todos caminham juntos por um mesmo objetivo. Porém, quando a comunicação empresarial apresenta problema, muitos são os ruídos nos bastidores e a famosa e temida “rádio peão” ganha força, prejudicando toda a filosofia da empresa. A comunicação ocupa um papel estratégico pois está presente em, praticamente, todos os procedimentos vitais para a empresa: como planejamento de projetos, apresentação de propostas a clientes, divulgação de resultados, entre outras ações. Tudo precisa ser comunicado e sempre, de uma forma clara e direta. Caso contrário, os ruídos na comunicação empresarial irão ameaçar a qualidade de tais processos, exigindo medidas específicas para assegurar a troca de informações de forma eficiente e sem distorções. Por ser um problema recorrente em empresas de diversos segmentos e tamanhos, resolvi reunir aqui uma série de informações para orientar gestores que identificaram esse problema em suas operações. Nesse artigo, você encontrará informações sobre:

• O que é ruído na comunicação empresarial;
• Quais problemas são gerados por ele;
• Quais são suas possíveis causas;
• Quais medidas tomar para evitá-lo.

O que são ruídos na comunicação empresarial?

Ruído é o termo que se refere ao fator, conduta ou barreira que distorce ou prejudica a compreensão da mensagem a ser transmitida entre funcionários, equipes, departamentos dentre outras relações de comunicação estabelecidas pela empresa. Trata-se de um problema comunicacional extremamente recorrente nas organizações, independente do setor, como aponta um estudo conduzido pela empresa de treinamentos norte-americana Fierce Inc. No estudo, cerca de 1400 empresários e funcionários de diferentes setores responderam a perguntas sobre a realidade de suas organizações. Quando questionados sobre as causas das falhas no ambiente de trabalho, 86% deles apontaram a comunicação ineficaz e a falta de colaboração como principais motivos.

Problemas causados por ruídos na comunicação

Como é possível observar neste estudo acima, o problema pode afetar todos os profissionais da empresa, atrapalhando a produtividade do time. Além de falhas no local de trabalho, os ruídos na comunicação empresarial são responsáveis por:

• Desinformação e desentendimentos;
• Descumprimento de prazos e atrasos em geral;
• Dificuldades de alinhamento entre os membros da equipe;
• Perda de informações relevantes;
• Queda na produtividade e engajamento dos funcionários.

Agora que você já está convencido dos efeitos negativos que os ruídos podem provocar na sua equipe, entenda melhor como o problema é gerado para então neutralizá-lo.

Possíveis causas do ruído

Múltiplos fatores podem culminar em uma comunicação ineficaz, desde ruídos sonoros como barulhos de automóveis, conversas paralelas até a inadequação de vocabulário e excesso de termos técnicos em e-mails, por exemplo. Abaixo, listamos alguns desses fatores a fim de ilustrar as possíveis causas de ruído:

• Ausência de ferramenta ou plataforma unificada para comunicação;
• Falta de coesão e coerência ao construir a mensagem;
• Problemas de ordem pessoal, física e/ou emocional enfrentados por funcionários.

Medidas para evitar ruídos na comunicação empresarial

A primeira ação a ser tomada para combater os obstáculos comunicativos é escutar as queixas dos funcionários por meio de pesquisas a fim de identificar as fontes e motivos causais dos ruídos. Essa conduta permitirá a escolha da medida certa que, a depender da realidade de sua empresa, pode ser uma das propostas que detalharei a seguir.

Implemente canais de comunicação interna efetivos

A existência de um único ou poucos meios propicia ruídos na comunicação pois cada canal tem suas particularidades e limitações. Por exemplo, o e-mail corporativo dá conta de transmitir comunicados, documentos etc., mas não é capaz de proporcionar discussões coletivas. Já a plataforma de chamada de vídeo cumpre essa tarefa, mas falha em outros quesitos e assim por diante. Portanto, para propiciar as melhores condições de comunicação é preciso de múltiplas plataformas ou uma ferramenta que disponha de todos recursos necessários para os diferentes propósitos comunicativos.

Delimite um plano de comunicação interna

A falta de planejamento é a raiz de diversos problemas no contexto empresarial. Na comunicação, isso também é válido. Daí surge a necessidade de traçar um plano consistente para delegar tarefas entre os colaboradores para reduzir, ao máximo, as falhas e ruídos na comunicação empresarial. Para tanto, cada funcionário deve saber para quem, quando, como e por intermédio de qual canal comunicar as informações sob sua responsabilidade.

Estimule o feedback entre líderes e equipe

Escutar é o aspecto central da comunicação que frequentemente é negligenciado. A preocupação costuma estar em falar, escrever e enviar a mensagem e não em ouvir a opinião do receptor sobre a forma e o conteúdo transmitido. Essa atitude que gera ruídos na comunicação empresarial pode ser evitada por meio de feedbacks constantes feitos pelos líderes para os funcionários e vice-versa. Vale destacar que o feedback não deve se limitar a repreensão de atitudes ruins, a devolutiva elaborada pelos gestores e funcionários também deve reconhecer e incentivar as posturas positivas apresentadas. Além disso, usar as informações coletadas para corrigir e otimizar os processos deve ser uma tarefa constante dentro da sua empresa.

Confira a compreensão da informação

Na esteira da proposta anterior, essa medida visa escutar a interpretação feita da informação comunicada a fim de avaliar se todos compreenderam ou apresentaram dúvidas. Diante de interpretações confusas e questionamentos, o líder ou responsável por comunicar a mensagem deve estar à disposição e empenhado em orientar os colegas rumo ao entendimento e esclarecimento sobre o que foi comunicado. A depender do cenário, reuniões individuais são as formas de interação mais eficientes para garantir o alinhamento e sanar dúvidas. De maneira geral, a solução para evitar ruídos na comunicação empresarial reside no olhar atento, disposição em ouvir e no engajamento de líderes e funcionários em identificar o que não está funcionando e propor mudanças adequadas para que a informação possa fluir de uma forma mais eficaz entre todos. Além de entender como evitar ruídos na comunicação empresarial, aqui no blog da Publikaí, uma empresa que atua no segmento de assessoria de imprensa, também temos outras dicas interessantes para apoiar seu time de marketing: Como divulgar um escritório de advocacia? Dicas de gatilhos mentais para vender mais online Acompanhe nosso perfil no Instagram e venha outras dicas!