Falhas ao transmitir informações entre os diretores e entre os demais integrantes de uma operação pode afetar a qualidade do serviço e levar a prejuízos milionários. Por isso, os
principais problemas de comunicação nas empresas precisam ser anulados logo que são detectados para garantir o sucesso da organização.
É comum que as empresas enfrentem problemas de comunicação em algum momento, especialmente se o negócio tem uma grande equipe ou se cresceu de repente.
No entanto, esses problemas podem prejudicar seriamente os resultados do empreendimento, levando a
perda de talentos,
frustrações,
atrasos e até o
cancelamento de grandes negócios.
Pensando em ajudar você a evitar esses incômodos, listamos a seguir os principais problemas de comunicação nas empresas e formas de neutralizá-los. São eles:
- Comunicação falha;
- Reuniões ineficazes;
- Ausência de feedback;
- Excesso de e-mails;
- Desorganização de documentos;
- Desorganização de projetos;
- Softwares inadequados.
Com base nestes principais problemas de comunicação das empresas, você verá no decorrer deste artigo como eles afetam a produtividade e quais medidas são importantes para solucioná-los. Boa leitura!
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Principais problemas de comunicação nas empresas (e como resolver)
São vários os problemas de comunicação possíveis em uma empresa e eles vão variar especialmente de acordo com o tamanho da equipe.
Quando o negócio tem muita gente, manter a comunicação assertiva se torna um desafio. Por isso, mesmo que algum dos problemas listados neste artigo ainda não aconteça na sua empresa, vale a pena conhecê-los, assim, você saberá como agir caso eles apareçam.
Comunicação falha entre equipes
Sua empresa integra seus setores ou cada equipe trabalha por si mesma? Esse pode ser um enorme problema para seu negócio, pois pode afetar o prazo de entregas e levar a insatisfação do cliente.
Com uma comunicação eficaz entre as equipes é mais fácil para todos perceber o papel de cada um no negócio. Assim, os profissionais entendem quais são as prioridades e as consequências de qualquer atraso.
Um grande exemplo está entre os setores de marketing e o comercial. O primeiro vai promover ações para despertar atração e desejo, mas se os funcionários do segundo departamento não estiverem atentos ou clientes dessa demanda, podem não conseguir conduzir os interessados para uma compra.
Este é um exemplo do prejuízo que os principais problemas de comunicação nas empresas podem provocar.
Por isso,
promova a troca de ideias e de informações entre setores. Isso vai garantir que todos caminhem com mais facilidade para o mesmo objetivo.
Reuniões ineficazes
Evite reuniões “para nada”, aquelas com inúmeros tópicos em discussão e que, no fim, não existe uma definição de tarefas ou decisões.
Esse tipo de encontro faz seus colaboradores perderem tempo e ainda causa desânimo. Afinal, ninguém quer passar muito tempo em uma reunião sem fundamento.
Primeiro, avalie o tempo que sua equipe perde entre preparativos e realização de reuniões, além dos resultados obtidos a partir destes encontros.
Com base nessa avaliação, promova ajustes em relação ao
tempo máximo das reuniões,
limitação dos tópicos abordados e a produção de uma
pauta de decisões.
Isso vai mostrar a todos que aquela reunião teve um objetivo alcançado, deixando claro também o que será feito a seguir.
Falta de feedback pelo trabalho
Outro item que aparece com frequência na lista dos principais problemas de comunicação nas empresas é a falta de avaliação dos funcionários e a ausência de feedback.
Este problema leva a
estagnação e a
desmotivação dos profissionais dentro de uma empresa, reduzindo toda a produtividade.
Seus colaboradores sabem o que a chefia acha do trabalho de cada um? É essencial expor seu feedback periodicamente para que cada profissional saiba como sua atuação tem sido vista e impacta o desempenho da empresa.
Vale a pena investir em uma avaliação de desempenho e em feedbacks individuais, reforçando as qualidades e corrigindo as falhas de cada colaborador.
Além das
avaliações individuais, é recomendado também fazer
feedbacks coletivos entre as equipes, promovendo uma ampla integração.
Elogie o que for possível, para incentivar a dedicação, mas sempre aponte o que precisa ser melhorado. Apenas cuidado para fazer críticas construtivas, em vez de fazer as pessoas se sentirem mal pelos seus comentários.
Excesso de e-mails
Registrar a comunicação e demandas por e-mail é muito importante, pois facilita a visualização e o acompanhamento de tudo que está acontecendo.
No entanto, é preciso tomar cuidado com a sobrecarga de mensagens. Em vez de encaminhar vários e-mails sobre uma mesma demanda, junte todas as informações e encaminhe-as de uma só vez.
Além disso, incentive sua equipe a conversar pessoalmente e apenas formalize o que for decidido por e-mail.
Esse tipo de cuidado vai evitar que as mensagens “se percam” na caixa de entrada, o que pode afetar a realização das tarefas.
Avalie também a adoção de softwares que permitam o monitoramento de demandas entre as áreas, evitando um fluxo maior entre e-mail durante a evolução das entregas.
Arquivos difíceis de encontrar
Muitas vezes, as equipes de uma mesma empresa
compartilham arquivos e informações. Por exemplo: tanto o marketing quanto o financeiro podem precisar dos dados do cartão de crédito empresarial. O primeiro, para campanhas online; o segundo, para pagamento de despesas.
Da mesma forma, o time de atendimento ao cliente precisa saber quais são as promoções ativas pelo marketing para usar em suas interações com os clientes por telefone ou mensagens.
Pensando nisso,
busque opções de disponibilizar os arquivos de forma simples e compartilhada.
Um sistema na nuvem costuma ser a opção mais eficaz, pois várias pessoas poderão visualizar o que precisam ao mesmo tempo.
Se muitos arquivos forem encaminhados por e-mail, o acúmulo deles pode dificultar encontrar cada um quando for necessário.
Os documentos “perdidos” também aparecem com frequência nas reclamações sobre os principais problemas de comunicação nas empresas.
Desorganização de projetos
Já avaliou quanto tempo leva entre uma ideia sair do papel e a sua entrega, mesmo que seja em um projeto MVP?
Alto volume de correções pode indicar que uma das áreas envolvidas não está compreendendo as informações ou elas chegam com falhas. Acredite, isso acontece com muita frequência!
Seu negócio usa ferramentas para organizar as tarefas? Opções como o
Trello e
Asana facilitam a visualização das etapas das demandas e podem evitar desencontros de informações entre as equipes.
Softwares demais
Enviar documento por e-mail, usar uma planilha, atualizar uma apresentação, cadastrar uma demanda em uma ferramenta, usar um app para marcar reunião e ainda validar entregas em outro software podem parecer simples no início, mas é uma atitude que acabará com a produtividade do seu time.
Sempre que possível, simplifique os processos limitando os programas e softwares que sua empresa vai utilizar.
O ideal é escolher ferramentas completas, com várias funções. Assim, será mais simples visualizar as informações e realizar as tarefas sem que as equipes “se percam” no que estavam fazendo.
Sem contar que, quando uma informação for necessária, será mais simples encontrá-la.
Avalie com cuidado todas as demandas e fluxos da sua empresa para promover uma readequação para evitar que esse problema de excesso de ferramentas atrapalhe o andamento das entregas.
Não se esqueça que, mesmo que hoje não sejam detectados internamente um destes principais problemas de comunicação nas empresas, eles podem ocorrer no futuro. Por isso, procure preveni-los.
Por exemplo: se o negócio usa hoje muitos softwares ou se ainda não utiliza um programa para organização, pode ser hora de adotar uma nova ação.
Use a comunicação de forma estratégica
Por atuar exclusivamente no segmento de comunicação, a
empresa de assessoria de imprensa Publikaí entende que toda informação precisa ser facilmente compreendida pelo receptor.
Nesse sentido, além de apoiar empresas no objetivo de ampliar a visibilidade da marca pela imprensa, também ajudamos a ajustar a comunicação interna e a eliminar ruídos que possam interferir no andamento dos trabalhos.
Com mais de 15 anos de atuação no mercado de assessoria de imprensa,
Ludmila Baldoni fundou a
Publikaí para fornecer qualidade para as empresas assessoradas por meio de um forte relacionamento com jornalistas dos veículos digitais e offline.
Agora que você já sabe quais são os principais problemas de comunicação nas empresas, que tal fazer uma profunda auditoria em sua estrutura para identificar possíveis falhas? Faça isso agora e evite transtornos maiores no futuro.
Além disso, se você acha que a sua empresa não tem a visibilidade merecida na imprensa e seus concorrentes estão diariamente nos noticiários, que tal reverter esse cenário?
Vamos marcar um bate papo para propor um plano de ação!
Estudamos o cenário atual em que a empresa está, os objetivos do negócio, seus serviços e produtos e também os profissionais atrelados a ela para identificar o que é notícia e como toda esta estrutura pode ser conectada a pautas trabalhadas pela imprensa.
Apresentei aqui sete dos principais problemas de comunicação nas empresas, que tal agora entender melhor:
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